Projectondersteuner FF & OPV

Gewenste Startdatum 01-07-2025
Initiële einddatum 30-06-2026
Uren per week 24-40

Afdeling
De Directie Materiele Instandhouding (DMI) is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van de schepen van de Nederlandse Marine. Jij gaat werken binnen de instandhoudingsgroep FF&OPV (MI-FF&OPV). MI-FF&OPV is verantwoordelijk voor de Materiële Gereedheid en heeft daartoe de regie over de instandhouding van LC-fregatten, (NL en BE) M-fregatten en OPV’s. De instandhouding wordt uitgevoerd samen met onze interne ketenpartners en externe partijen.

De doelstelling van de instandhoudingsgroep FF&OPV is het met de beschikbare middelen en tegen minimale kosten: Verwezenlijken en bestendigen van de geëiste materiële gereedheid van de wapensystemen op grond van de AGCDS, Effectueren van overige opgedragen instandhoudingsactiviteiten op grond van de AGCDS, Verbeteren van de leverbetrouwbaarheid door o.a. het aangaan van civiele samenwerkingsverbanden, Borgen van strategische kennis en kunde waardoor we als MI-groep de regie over de instandhouding van de wapensystemen kunnen blijven voeren en het Optimaliseren van de technische bedrijfsvoering aan boord van FF en OPV’s.

Functieomschrijving en Taken

De Medewerker Bedrijfs- en Projectondersteuning is belast met de ondersteuning van het management, door:

• Het ondersteunen van de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel, door het verrichten van werkzaamheden op het gebied van logistieke, administratief-secretariële werkzaamheden.
• Het treffen van alle nodige voorbereidingen van vergaderingen die worden voorgezeten door één van de betreffende Managementeden of Projectleiders; 
• Het bijhouden en bewaken van de agenda's van de betreffende MT-leden en/of Projectleiders en het zo nodig tijdig attenderen op afspraken; 
• Het beschouwen van de inkomende poststukken en ze (in voorkomend geval) voorzien van een leesadvies; 
• Het bewaken van de afdoening van uitgaande post; 
• Het op aanwijzing samenstellen van uitgaande correspondentie; 
• Het zo nodig laten vertalen van concepten van in- en uitgaande correspondentie in het Frans, Duits of Engels door een vertaalbureau; 
• Het administratief en facilitair voorbereiden en afhandelen van (binnen- en buitenlandse) dienstreizen en daarmee samenhangende activiteiten zoals aanvragen dienstvervoer, hotelreserveringen, vliegtickets, huurauto's, Navo-reiswijzer, request for visit, dienstreisaanvraag documenten; 
• Het afhandelen van uitgaande telefoongesprekken; 
• Het aanvragen van facilitaire benodigdheden, zoals meubilair en kantoorbenodigdheden etc.
• Het assisteren van de beveiligingsfunctionaris bij o.a. aanvraag veiligheidsonderzoeken, aanvragen Defensiepassen en verlenen van autorisaties;
• Beheren van de Sharepoint omgeving en het assisteren van de Lokale Informatie Manager met het aanvragen beheren van de ICT-middelen.
• Het assisteren/coördineren en het actueel houden van de Arbeidskwalificatie Lijsten (AKL) 

Medewerker Bedrijfs- en Projectondersteuning verricht ondersteunende werkzaamheden voor het Projectteam door:

• Het notuleren van de vergadering, het samenstellen en op aanwijzing corrigeren van het vergaderverslag, het hieruit voorvloeiende opstellen en bijwerken van de actiepuntenlijst en het verzenden hiervan;
• Ontvangen, registreren en archiveren van meerwerk van zowel interne ketenpartners als externe firma’s.  
• Het bespreken van de vergaderruimte met de benodigde faciliteiten; 
• Het ontvangen en begeleiden van bezoekers;
• Het beheren, registreren en controleren van de diverse documenten en registers;
• Het zorgdragen van registratie en beheer van de actuele TOS;
• Het aanmelden en verzorgen van accommodatie t.b.v. het externe project; 

Contacten:

• Met derden over logistieke, secretariële en administratieve afhandeling van zaken om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan; 
• Met bezoekers om hen aan te melden te ontvangen en/of te begeleiden.  

Functionaris is verantwoording verschuldigd aan het Hoofd Bedrijfsondersteuning voor wat betreft de juistheid en volledigheid van de geleverde ondersteuning en het samenstellen van de standaard managementinformatie. Kader waarbinnen wordt gewerkt: interne administratieve regels en voorschriften, werkafspraken en administratieve procedures zijn van belang bij het uitvoeren van de werkzaamheden. 

Functionaris neemt beslissingen over de aanpak van de werkzaamheden, bij het beoordelen van belang en urgentie van post en telefoongesprekken, bij het vastleggen van afspraken in de agenda, bij het plannen, voorbereiden en/of notuleren van vergaderingen, over de informatie die verstrekt wordt en over het samenstellen van de standaard managementinformatie. 

Eisen

• Je beschikt minimaal over een diploma op MBO-3 niveau met als richting/specialisatie Administratieve vaardigheden.
• Je hebt aantoonbaar ervaring met het werken in SharePoint.
  
• Je hebt aantoonbarre ervaring met efficiënt notuleren tijdens vergaderingen/bijeenkomsten.
• Je hebt in de afgelopen 2 jaar aantoonbare ervaring in het werken met Word en Excel.
• Je beschikt bij aanvang van de werkzaamheden over een VCA-Basis certificaat.

Wensen

• Je hebt de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar kennis en ervaring opgedaan in het uitvoeren van ondersteunende taken binnen een projectmatige omgeving.
• Je bent aantoonbaar een Expert qua kennis en ervaring in het MS Office pakket.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring van projectmatig werken m.b.t. het opstellen van documentatie t.b.v. een project.

• De functie valt in een schaal 7.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.